Quali sono le competenze professionali necessarie per diventare Assistente Virtuale?

competenze assistente virtuale
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La scorsa settimana abbiamo parlato dei requisiti personali per diventare Assistente Virtuale, stavolta parleremo dei requisiti professionali, le conoscenze e le competenze.

Personalmente credo che tutto si possa imparare nella vita, però certamente ci sono dei prerequisiti che possono aiutare quando si impara una nuova professione.

Io ad esempio non potrei mai essere un’esperta in matematica, nonostante sia consapevole che la matematica è la base di quasi tutte le discipline, comprese le lingue, perché col tempo ho capito che la grammatica non è altro che un’applicazione della matematica a un campo che sembra “letterale”.

Per quanto riguarda l’assistenza virtuale, sicuramente avere un background di segretaria o assistente aiuta, perché si acquisisce dimestichezza con il lavoro di ufficio, si impara cosa vuol dire delegare e si riesce in molti casi a vedere le cose anche dal punto di vista del “capo”. Se sei o sei stata segretaria o assistente, ti sarà certamente capitato di pensare “Ma cosa mi sta chiedendo di fare? Non sarebbe meglio se facessi quest’altra cosa? O se facessi questa cosa in quest’altro modo?”

Questo tipo di apporto, non sempre è gradito al capo, mentre un cliente che delega ad un’Assistente Virtuale cerca proprio questo tipo di iniziativa, quindi la visione “panoramica” che si acquisisce lavorando da segretaria è certamente una competenza utile per diventare Assistente Virtuale.

Ma non tutte le Assistenti Virtuali sono ex segretarie, quindi non è un requisito sine qua non, tuttavia occorre avere dominare sistemi informatici e ovviamente Internet, e avere una certa predisposizione per la tecnologia.

Ci sono tutta una serie di strumenti necessari per lavorare in maniera efficiente in remoto e che se non si conoscono, bisogna imparare. Molti si impareranno col tempo, per cui bisogna avere per lo meno uno spirito “investigativo” per essere sempre aggiornate sugli ultimi tools e applicazioni.

Quali sono gli strumenti che un’Assistente Virtuale deve conoscere come il palmo delle proprie mani?

  1. Il pacchetto Office, o Office Open Source o equivalente per MAC. Qualunque sia il sistema operativo utilizzato, questi strumenti sono la base per qualunque attività di ufficio e quindi anche per l’Assistente Virtuale. Creazione di tabelle di Excel professionali e presentazioni sono servizi abbastanza richiesti, per cui è importante dominare questi strumenti.
  2. Calendars. Google Calendar, iCal, Outlook o qualunque altro sistema di gestione di agenda che sia possibile sincronizzare in remoto, in modo da poter gestire l’agenda di un cliente a distanza.
  3. Project Management. Un software di project management come Feng Office, permette di gestire in maniera efficiente progetti, attività, task, registrare il tempo di lavoro e condividere con un cliente e con un team.
  4. Skype e altri strumenti di instant messaging. Ci sono diversi strumenti come Skype, ooVoo, che permettono di realizzare videochiamate, condividere lo schermo, inviare files in maniera istantanea. Sono tutti strumenti indispensabili per il lavoro quotidiano a distanza.
  5. File Sharing. Strumenti dome Dropbox che permettono di condividere files e anche creare backup di file sono fondamentali. Feng Office comprende questa opzione, per cui la scelta dipende poi dalla convenienza dello spazio offerto in base alle necessità di spazio da utilizzare.

Questi credo che siano strumenti basilari, ovviamente un’Assistente Virtuale deve anche avere conoscenze di Content Management Systems come WordPress, Social Media, conoscere e comprendere le diverse strategie da adottare per ogni Social Network, e poi e-commerce, email marketing, meeting online come webinar, la lista è lunga, e tutto dipende dal settore o la nicchia in cui si decide di specializzarsi.

Tu cosa ne pensi? Ti viene in mente qualche altro requisito? Puoi scrivere la tua opinione nel box dei commenti. Grazie!

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Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.