Sembra che l’organizzazione non vada d’accordo con la creatività, che siano due rette parallele che non si possono incontrare, e io l’ho sempre pensata così, giustificando la mancanza di organizzazione con la creatività. Ti suona? “Sono una persona creativa, non riesco proprio ad essere organizzata”

Poi un giorno ho scoperto che sono scuse e anche delle peggiori, di quelle che noi esseri umani ci raccontiamo quando non vogliamo affrontare qualcosa di potenzialmente difficoltoso. E’ vero che alcune persone sono tendenzialmente più schematiche, metodiche, per cui l‘organizzazione riesce loro meglio rispetto ad altre che sono invece più estrose, ma tutti abbiamo bisogno di organizzazione, e proprio le persone più fantasiose sono quelle che hanno maggiormente bisogno di organizzarsi.

Senza organizzazione non possiamo neanche pensare di crescere professionalmente, perché la mancanza di organizzazione provoca una diminuzione della produttività: ci ritroviamo a spendere ore e ore davanti al computer e alla fine della giornata, stanche, sfinite, non sappiamo neanche come abbiamo trascorso il tempo, cosa abbiamo fatto di costruttivo, produttivo.

Ci ritroviamo a lavorare “seguendo la corrente”, che in pratica vuol dire rispondendo a richieste e svolgendo attività che sono urgenti per qualcun altro forse e non abbiamo il minimo controllo né sulla nostra vita né sul nostro business.

Ecco allora qualche idea su come migliorare l’organizzazione se sei una farfallina che svolazzerebbe di fiore in fiore.

Pianifica la settimana

Il mio strumento preferito è Google Calendar, con cui ho creato un’agenda con attività ricorrenti, per cui so esattamente quali sono le ore da dedicare ai clienti e quali sono le ore da dedicare al marketing e PR e alla creazione di contenuti. Ovviamente ho delle fasce orarie dedicate allo studio tutti i giorni, e la priorità è sempre: Yoga e meditazione tutti i giorni, palestra 3 volte a settimana.

Queste attività sono le prime da inserire in un’agenda creata consapevolmente, perché la cura di se stessi e le attività relative alla famiglia, ai propri affetti, etc. sono prioritarie, e come spiega bene in questo video (in inglese) dovrebbero sempre essere inserite prima.

Se ti crei un’agenda con la pianificazione delle attività fisse, all’inizio della giornata non sarai travolta dagli eventi, ma saprai perfettamente cosa fare a seconda dell’orario. Gli imprevisti ci sono sempre, è la vita, ma almeno hai una guida a cui attenerti e sarai tu a dirigere le tue attività piuttosto che essere travolta da attività che senza una pianificazione diventano tutte fuori controllo.

Usa un sistema di verifica

Puoi avere anche la migliore e più organizzata agenda del mondo, con tanto di reminder che ti arriva via email, via notifica, suona le campane, etc., ma se non metti in atto un sistema di verifica, sei di nuovo in balia del tuo peggiore nemico: il tuo io procrastinatore. Un buon sistema sono le liste, facendo attenzione però a non cadere nella tentazione di scrivere liste chilometriche, continuare ad aggiungere task su task. Penso sia una tendenza umana, o forse dei workaholic, quella di continuare ad aggiungere attività in una lista perché sembra quasi che avere una lista con solo 3 attività sia poco produttivo.

Invece in realtà è il contrario: less is more. Se decidi di usare le liste, cerca sempre di limitarle a poche attività per volta, in modo da averne 3-5 per lista e non aggiungerne finché non hai spuntato le altre.

Il sistema di verifica che preferisco è quello di usare un Project Management Tool. Dopo aver usato per anni Trello, sto testando Podio e Asana, che avevo già usato in passato quindi sarebbe un ritorno di fiamma, e che forse è quello che si presta meglio allo scopo. E’ ordinato, pulito, permette di inserire attività primarie e secondarie e di spuntare tutte le attività completate.

Ma se un sistema di verifica di questo tipo non basta, allora suggerisco altre due cose che funzionano benissimo:

1 – La tecnica del pomodoro  Io ho un’estensione per Chrome e quando avvio un’attività che richiede la mia completa attenzione – tutte in realtà lo richiedono, ma diciamo che alcuni momenti o alcune attività consentono maggiore flessibilità – avvio il Pomodoro e per 25 minuti non faccio altro. In questo modo riesci ad essere più produttiva e anche a sapere esattamente quanto tempo richiede una determinata attività.

2 – Rescuetime. E’ il bacchettatore digitale, una sorta di grillo parlante che ti dice quanto sei stato produttivo nel tempo trascorso al computer, e che se vuoi ti blocca anche l’accesso a determinati siti, tipo i social. Questo è forse il migliore sistema di verifica, sempre che tu sia onesta e sincera con te stessa!

Disattiva le notifiche

Ripeti con me: “Disattiva le notifiche”. O scrivilo su una lavagna come Bart Simpson tutte le volte che sia necessario per farti capire e assimilare che le notifiche sono assassine di produttività, sono la causa principale della perdita di focus. Non esiste niente di così urgente che ti possa arrivare via notifica. Le cose importanti, come abbiamo visto prima, sono altre, e se i tuoi cari non sono al tuo fianco, non sarebbe via notifica che comunicherebbero con te, quindi disattiva le notifiche!

Prevedi brevi pause

Se usi la tecnica del Pomodoro, puoi seguire i tempi stabiliti dalla tecnica, altrimenti stabilisci tu quante pause farai e con quale frequenza, ma prevedi delle pause brevi tra le varie attività che svolgerai. Usa queste pause per sgranchirti le gambe, fare stiramenti, o anche solo per non fare niente. Esattamente: niente. Siedi a occhi chiusi e focalizzati sulla respirazione: questo è il primo passo verso la consapevolezza che poi si pratica con la meditazione, ed è assolutamente indispensabile per evitarci di cadere nello stress che potrebbe derivare dal voler fare 3 milioni di cose in una giornata.

La meditazione, insieme allo Yoga, sarebbero gli altri due punti che mi sentirei di consigliare vivamente per migliorare l’organizzazione, perché anche se è una caratteristica che può essere imparata e sviluppata, non è qualcosa che viene da fuori, magicamente infusa nel nostro cervello.

Anche l’organizzazione è una nostra decisione, è uno stato delle cose che siamo noi a modificare, e quindi quanto più siamo tranquilli, rilassati e consapevoli, migliore sarà la nostra organizzazione esterna.

Se hai qualche suggerimento per la community di Assistenti Virtuali, condividilo con noi nei commenti!

 

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Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.