Uno dei compiti che spesso un’assistente virtuale propone ai propri clienti nei servizi aziendali è proprio l’organizzazione e la successiva gestione dell’agenda di lavoro.
Molto spesso le persone lamentano di perdere molto tempo nel rispondere alle email per concordare appuntamenti, definire il giorno e l’ora per una riunione o una online call, decidere quale sia l’ora più adatta per quella telefonata decisiva, oppure ricordare quali lavori svolgere durante la giornata, emettere una fattura, fare i preventivi e organizzare il tempo secondo le proprie priorità e gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Oggi allora guardiamo insieme come si organizza l’agenda lavorativa
Prima di tutto dobbiamo definire quali sono le attività che dobbiamo svolgere e successivamente quanto tempo vogliamo dedicare per ognuna di esse:
- svolgimento del proprio lavoro;
- orario appuntamenti dal vivo;
- orario per riunioni e telefonate;
- stabilire le tempistiche per i reminder;
- impostare un bullet journal e/o una “to do list”;
- definire degli spazi per le urgenze;
- decidere quando svolgere i compiti amministrativi;
- scegliere in anticipo i giorno per i viaggi di lavoro previsti;
“Chi progetta sa di aver raggiunto la perfezione non quando non ha più nulla da aggiungere ma quando non gli resta più niente da togliere”. Antoine de Saint-Exupery
Partendo da questo piccolo promemoria, a cui si possono aggiungere voci specifiche, dobbiamo scegliere il mezzo più efficace per consultare la nostra agenda, che varia da persona a persona.
Partiamo allora con i primi passi
La scelta spetta a te e può addirittura comprendere sia la versione cartacea che la versione online. Un software o servizio webmail collegato al calendario è la scelta più corretta perché offre la possibilità di poter consultare i nostri appuntamenti ed impegni su qualsiasi dispositivo mobile oltre che dal nostro pc e, per i più nostalgici, si ha la possibilità di poter stampare la propria settimana. Inoltre è importante avere la possibilità di condividere il calendario con il proprio team di lavoro. Un esempio fra tutti è sicuramente il servizio di Gmail che offre anche il collegamento con eventuali documenti di riferimento per appuntamenti ed attività.
Successivamente si passa alla vera e propria organizzazione del nostro tempo: stabiliamo da subito le priorità necessarie per lo svolgimento del lavoro vero e proprio. Avere degli orari più o meno precisi in cui si è totalmente concentrati sulla propria attività senza distrazioni ed interruzioni è sicuramente la componente più efficace per raggiungere i propri obiettivi di produttività. Qualsiasi sia il vostro lavoro, avere il tempo per pensare al proprio business e progetto, senza distrazioni, fa crescere ed aumentare la possibilità di raggiungere i risultati desiderati.
Dopo di che si può scegliere quando e come dedicare il tempo agli appuntamenti dal vivo o virtuali (ad es. call online) e alle riunioni con lo staff. Si può scegliere di dedicare l’intera giornata solo per questi eventi oppure definire degli orari stabiliti. Oggigiorno il mondo dei liberi professionisti italiani, ma anche le piccole e medie aziende, si stanno sempre più conformando all’idea di lavoro con orario continuato, senza lunghe pause pranzo e spesso gli orari migliori sono proprio nelle prime ore del pomeriggio (dalle 13 alle 15 per intenderci).
Alcuni trucchi che non possono mancare
Una delle cose più utili è sicuramente stabilire dei “reminder”, cioè dei piccoli promemoria, durante l’arco della settimana, sia sui lavori da svolgere e consegnare, sia per appuntamenti, riunioni ed attività. Questa piccola strategia serve molto per ripensare e rielaborare le idee sugli obiettivi che vogliamo raggiungere ed arrivare un po’ più preparati e con le idee più chiare agli incontri.
Ultimamente per la sezione organizzazione attività molte persone trovano davvero utile impostare le “to do list”, delle liste di compiti da svolgere, per ricordare e organizzare il lavoro ma anche il bullet journal: quest’ultimo a differenza delle liste del lavoro da svolgere lascia molta più libertà di organizzazione. All’interno infatti si possono inserire delle liste organizzare per obiettivi (ad esempio mensili) sui lavori da svolgere, impegni ed eventi a cui siamo interessati a partecipare, idee e progetti da approfondire ma anche telefonate da effettuare, contatti da prendere, email da inviare. E’ più una lista per riordinare le idee senza giorni od orari, che si imposta secondo le proprie priorità e per non dimenticare nulla, nemmeno tutti gli spunti che ci arrivano durante la giornata da persone e dal web e che vorremmo approfondire.
In tutta questa organizzazione però non possiamo dimenticarci degli imprevisti: quelli si sa che sono spesso in agguato per darci un po’ di pepe nel nostro lavoro, altrimenti sai che noia! Tenersi mezz’ora o un’ora per gli imprevisti non fa mai male ed essere pronti a spostare alcuni appuntamenti per riuscire ad affrontare le urgenze.
Meglio pensare a tutto
Sicuramente non possiamo tralasciare una sezione per le scadenze fiscali e la contabilità ordinaria: scegliere un giorno o un orario in cui dedicarsi a fatture, preventivi, ricerche dei prezzi, comunicazione con il commercialista per il pagamento delle tasse, pagamento dei fornitori e utenze aiuta ancora di più ad avere sotto controllo la situazione finanziaria del vostro lavoro, che è una parte molto importante.
Infine se dobbiamo organizzare dei viaggi è bene definire in anticipo il periodo o il giorno (o gli eventuali giorni) in cui è meglio per il nostro lavoro allontanarsi: fine mese, inizio mese, a metà settimana piuttosto che all’inizio. Avere inoltre una “to do list” per i viaggi ci aiuta a ridurre il tempo non solo organizzativo ma anche operativo.
Questi semplici suggerimenti si dovrebbero svolgere sempre per organizzare al meglio l’agenda di lavoro, senza contare che spesso a gestirla per i liberi professionisti è proprio l’assistente virtuale.
Ora sarei curiosa di sapere come organizzate la vostra agenda: quali trucchetti aggiungereste alla lista per migliorarla?