delegare

Ultimamente si parla moltissimo, un po’ ovunque nel web, dell’importanza di delegare: è uno dei punti forti della nostra professione di assistente virtuale, quello di poter essere d’aiuto a tanti imprenditori o liberi professionisti oberati dal loro lavoro e molto spesso intrappolati in task che non dovrebbero essere di loro competenza.

Insisto sempre sul fatto che ognuno nel suo lavoro dovrebbe dedicarsi unicamente alle attività produttive, che possono generare entrate nell’immediato o nel futuro, ma non dovrebbe occuparsi di task puramente operativi che invece possono essere delegati a un professionista che si occupa esclusivamente di questi task.

L’arte di delegare consiste nel sapere cosa delegare ma anche come delegare. Io l’ho imparato con l’esperienza e quelli che seguono sono gli aspetti principali che ho individuato per sapere cosa e come delegare.

Trova il ladro

La prima cosa da fare è certamente quella di individuare il ladro o i ladri di tempo, quelle attività assolutamente non produttive che ti stanno facendo perdere tempo prezioso. Nella maggior parte dei casi la caccia al ladro si esaurisce trovando il colpevole nelle email e i Social Networks.

Le prime sono sicuramente il peggior criminale! Oggigiorno vediamo le email al computer, nel tablet, nello smartphone, praticamente ci perseguitano e normalmente ci sono due atteggiamenti diversi che mettiamo in pratica, a seconda del carattere penso:

  1. Le apriamo, non abbiamo tempo per rispondere e finiscono nel buco nero dell’universo delle email. In questo modo si rischia di perdere credibilità e spesso anche importanti opportunità di business.
  2. Le leggiamo e ci sentiamo in dovere di rispondere perché proviamo una forte empatia verso chi, dall’altra parte, ha occupato il suo tempo a scrivere, per cui merita una risposta. Io faccio parte di questa seconda categoria, ma sono arrivata a un punto in cui dovevo assolutamente trovare una soluzione per evitare di passare le mie giornate rispondendo mail. Ne ho parlato nel post su come come ottimizzare il tempo e migliorare il focus.

I Social Network sono indubbiamente altri ladri di tempo, anche con le migliori intenzioni di utilizzarli solo per lavoro.

Molte persone usano la chat di Facebook per fare richieste professionali, su prodotti o servizi,  non consapevoli del fatto che chi lavora online, non sempre ha tempo per stare a chattare. Consiglio spassionato: usa solo un canale per le richieste professionali/commerciali.

Altro pericolo dei Social: sai benissimo che se entri in Facebook “solo” per dare un’occhiata, rischi di perderti tra un link e l’altro, come abbiamo visto nel post sulla sindrome da oggetti luccicanti.

Una volta individuati i ladri di tempo, saprai che sono le prime attività da delegare, e questo è il cosa delegare, ma come?

Ho avuto dei clienti che per natura, perché molto organizzati di per sé, sapevano esattamente cosa avevano bisogno di delegare e il percorso è stato facile, anzi da loro ho imparato molto.

Ma, ad essere sincera, ho imparato di più da quelli che non sapevano cosa delegare. Se sei assistente virtuale e ti capita un cliente così sei fortunatissima/o!

Ho imparato cosa e come delegare quando mi sono trovata a lavorare con clienti estremamente disorganizzati, perché ho capito in prima persona come dovevano essere fatte le cose. Cioè, di fronte a una disorganizzazione da paura, ho iniziato a ragionare “Se mi delegasse le cose in questo modo, non perderemmo tempo…”.

E naturalmente ho imparato ulteriormente quando mi sono trovata io a delegare a membri del mio team, e riconosco che agli inizi sono caduta in qualche errore, che mi ha permesso di avere una visione più completa di quali sono gli aspetti fondamentali da considerare quando si delega.

Sii chiaro e preciso

La persona a cui stai delegando ha bisogno di indicazioni chiare e precise. Quindi non “Puoi rispondere tu a questa email?” ma…”Puoi rispondere tu a questa email dicendo che il prodotto è in sconto e che lo può acquistare entro domani?”. Questo è solo un esempio. E’ vero che in molti casi gli assistenti virtuali raggiungono un livello di empatia e di immedesimazione con il brand per cui sanno cosa rispondere, ma è anche vero che non siamo indovini 🙂 Meglio dare sempre indicazioni chiare, precise e dettagliate, perché eviterà a entrambe le parti perdite di tempo in ulteriori scambi di email o peggio ancora, eviterà inutili errori.

Non dare niente per scontato

A volte ti sembrerà di aver dato indicazioni estremamente chiare, dettagliate e precise, ma dal tuo punto di vista. Probabilmente stai dando per scontate delle cose che per l’altra persona, se viene da un’altra cultura, non lo sono.

Emblematico è l’esempio che un marketer spagnolo ci condivise in un corso che feci con lui anni fa. Chiese a un freelance pakistano di trovargli una foto di un businessman di successo. Il risultato fu questo:

businessman-pakistano

Il marketer non aveva chiarito che doveva essere un businessman occidentale, perché dalla sua prospettiva era scontato. Ma per il pakistano, dalla sua prospettiva, era scontato che un uomo di successo dovesse essere coperto d’oro!

Abbi fiducia

Quando si delega, se si sono date indicazioni precise su cosa fare e come farlo, non resta che affidarsi all’esperienza e le competenze dell’altra persona. E’ inutile e può essere controproducente stare sempre a controllare: controproducente per chi delega, perché nella vita non ha il controllo su nulla, quindi voler avere il controllo sull’operato di un’altra persona, può essere una fonte notevole di stress.

relax nothing is under control

E poi può essere controproducente per la persona a cui si delega, perché a nessuno piace sentirsi il fiato sul collo e indubbiamente si lavora meglio e si è più produttivi quando si lavora con tranquillità piuttosto che essere bombardati da “Allora? Lo ha fatto? Quando lo fai? Quanto manca?…”

Questi secondo me sono i punti da considerare per delegare in maniera efficiente e migliorare quindi la produttività e il rendimento.

Tu cosa ne pensi? Ti senti un master nell’arte di delegare o un disastro? Dicci cosa ne pensi condividendo la tua opinione nel box dei commenti!

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Mary Tomasso

Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.