Dopo diversi anni di lavoro online sono arrivata a una conclusione fondamentale che può sembrare anche scontata: abbiamo bisogno di strumenti che ci facilitino il lavoro e la giusta scelta di tali strumenti può cambiare la gestione dell’attività in maniera rilevante.

Partiamo dal presupposto che ovviamente il lavoro previo di organizzazione deve essere fatto con il supporto dei neuroni :), ma gli strumenti utilizzati nella gestione quotidiana di un’attività online fanno la differenza tra un’attività gestita in maniera disorganizzata, confusa e che inevitabilmente porta al caos e lo stress, e un’attività automatizzata o semi-automatizzata che invece porta al successo!

Ecco gli strumenti dei quali non posso fare a meno (e tu neanche una volta che li avrai provati!)

LastPassForse non hai fatto caso alla quantità di tempo che si passa a inserire password in Internet. Probabilmente le hai memorizzate nel tuo browser, ma cosa succede se ti colleghi da un altro dispositivo o un altro browser? Devi inserire nuovamente la password di Gmail, Hotmail, Yahoo, Facebook, Twitter, WordPress, Paypal e chi più ne ha più ne metta. E questo una persona “normale”. Se poi hai decine di clienti per i quali gestisci i Socials, WordPress, gli autoresponders, etc., diventa un delirio.

Prima di scoprire Lastpass, ti racconto come facevo…Avevo un file con memorizzate tutte le password e ogni volta che dovevo cambiare il login per esempio in WordPress dovevo: 1. Fare logout; 2. Aprire il file; 3. Copiare i dati; 4. Incollarli in WordPress. Stesso discorso per tanti altri strumenti.

Con Lastpass hai tutte le password memorizzate in un solo sito e attraverso una estensione che installi nel tuo browser, ogni volta che ti colleghi a un sito diverso ti appaiono nel box del login tutti i profili e semplicemente selezionando quello che desideri ti colleghi!

Non solo, se gestisci profili di clienti, questi possono (avendo un account di Lastpass) darti accesso al loro profilo senza che tu veda la password: questa può essere visibile o no. Geniale, vero? Uno di quegli strumenti veramente “life-changing” (Ti cambiano la vita…lavorativa online)

aweber-autoresponder

Aweber è l’autoresponder che uso per inviare le mie newsletter, le comunicazioni alla lista di alunne del corso per Assistenti Virtuali e in generale creare e gestire campagne di email marketing.

Conosco e uso con clienti altri autoresponder come Mailchimp, Getresponse e il sofisticato Infusionsoft che è molto più di un autoresponder e a parte quest’ultimo, che è comunque una soluzione che considero per il futuro, devo dire che non cambierei Aweber. In un modo o nell’altro con altri autoresponder c’è sempre stato qualche problema ostacolo, mentre Aweber è pratico, efficiente e molto intuitivo.

hootsuite

Hootsuite l’ho usato fin dagli inizi della mia attività ed è certamente indispensabile per qualunque Community Manager o Social Media Manager.

Permette di gestire molteplici profili di Social Networks tutti da una stessa piattaforma, programmare pubblicazioni, interagire con la community di fans e gestire analytics.

Di Project Management tool ne ho provati diversi. I primi anni ho usato Feng Office, e mi ci sono trovata molto bene, poi per varie esigenze ho sperimentato con altri strumenti. Ad esempio Basecamp, che credo sia il Project Management più utilizzato, unica pecca è che molte delle cose che consente di fare sono con le cosiddette “add-ons”, cioè hai bisogno di altri strumenti che si integrano con Basecamp, per esempio per registrare il tempo, e il costo finale diventa ingiustificatamente troppo alto. Ultimamente ho usato anche Asana, che ha due grossi vantaggi: 1. E’ gratis; 2. Ha la app per iPhone e iPad, ma poi mi sono orientata su Trello perché funziona in un modo che per me è molto intuitivo e con cui mi trovo quindi a mio agio.

GoogleCalendar

Il miglior strumento online per organizzare l’agenda. Semplice, pratico, intuitivo, si sincronizza con moltissime apps e non c’è un gran che da dire se non che ti facilita l’organizzazione del tempo, dando la possibilità di creare diversi calendars: personale, lavoro, clienti, etc.

Inoltre, cosa molto importante per chi ha diversi clienti o semplicemente ha l’esigenza di gestire l’agenda di un’altra persona, permette di dare accesso a qualcun altro a un calendar e quindi facilita il lavoro di delegare la gestione dell’agenda, che viene aggiornata per esempio dall’Assistente Virtuale e visualizzata in tempo reale dal cliente.

schedule-onceCi sono altri strumenti altrettanto validi, come Timetrader, ma io mi sono trovata subito bene con Scheduleonce, una “questione di feeling”, mi è sembrato più intuitivo e pratico.  Permette di fissare appuntamenti in maniera automatica, senza interminabili scambi di email. Si sincronizza con Google Calendar e quindi mostra solo gli orari disponibili e permette a chi lo desidera di fissare un appuntamento. Lo uso nel mio sito http://www.virtualandco.net per permettere a chi lo desidera di fissare un appuntamento per avere maggiori informazioni sui miei servizi.

evernote

“Tutti gli appunti in un solo posto” è stato uno degli slogan di Evernote. Comodissimo quindi per prendere appunti durante una riunione via skype o usando la app per smartphone e tablet. Ma non solo: grazie all’estensione per browser puoi salvare siti, pagine, parti di pagine mentre stai navigando e catalogare tutto con etichette.

hellosign

Se hai l’esigenza di firmare un contratto online, Hellosign è uno strumento utilissimo. Una volta caricato il file, si possono inserire le firme a partire da file, si può firmare con il mouse, oppure inserire il nome con la tastiera. Come tutti, o la maggior parte, dei software, ha una versione gratuita che si limita a 3 documenti al mese, oppure una a pagamento.

Ci sono tantissimi altri strumenti necessari per lavorare online, ma qui ho raggruppato quelli che uso tutti i giorni e che sono un po’ la base per gestire un’attività online.

Per gli strumenti per accettare pagamenti online penso che valga la pena scrivere un post a parte, quindi prossimamente…

Tu usi altri strumenti nella gestione del tuo business online? Scrivili pure nei commenti: sarà un piacere avere il tuo feedback.

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Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.