email etiquette

La corretta gestione delle email non è così scontata come si potrebbe pensare.

Grande invenzione le email, non c’è che dire, hanno rivoluzionato il modo di comunicare, rendendolo più facile e soprattutto veloce, semplificando anche la vita quotidiana, niente più buste, francobolli, uffici postali.
Scrivere una lettera, riempire quel foglio bianco (elettronico o cartaceo), un po’ freddo, magari con l’intestazione della società, ha messo sempre un po’ di soggezione anche a causa del linguaggio formale tipico delle lettere di lavoro; inviare una email, invece, è come parlare direttamente all’ interlocutore, una conversazione scritta, il suo aspetto così informale non mette a disagio e scriverla sembra più facile. Sembra, appunto.

Non dimentichiamo che un’email è comunque uno strumento di lavoro per milioni di persone e come tale deve essere gestito, adottando delle regole di comportamento che riguardano le email e, più in generale, la comunicazione sul web. Tali regole di comportamento rientrano nella Netiquette, l’etichetta in rete e il documento che le elenca si chiama RFC 1855.

In Italia, le email non sono ancora così diffuse come in altri Paesi (esistono ancora aziende/uffici che continuano ad utilizzare i fax!) e questo, a volte, porta a sottovalutarne l’importanza, si tende a controllare la macchina del fax, ma molto meno la posta elettronica. Le conseguenze sono tempi di risposta lunghi, più telefonate per sapere se una mail è stata ricevuta, solleciti per ottenere la risposta.

Ricevere una mail significa che, dall’altra parte, c’è un interlocutore in attesa, dare quantomeno un riscontro della ricezione è il minimo da fare ed è questione di secondi. Quanto tempo si impiega a scrivere su un foglio preimpostato, stamparlo, digitare un numero di telefono ed inviarlo da una macchina (che magari non è nell’ufficio adiacente) e quanto se ne può impiegare nel comporre un testo, digitare un indirizzo e cliccare sul tasto “Invia” senza muoversi dalla scrivania?

Insomma, è quasi un paradosso: gestire correttamente le email permette di risparmiare tempo, ma l’uso sbagliato ne fa perdere di più.

Esiste tuttavia anche l’altra faccia della medaglia, vale a dire l’abuso delle email da parte di chi approfitta di questo sistema per inviare messaggi pubblicitari o di altro genere a tutti gli utenti il cui indirizzo è memorizzato nella rubrica di posta elettronica e senza che questi abbiano dato il loro consenso per l’invio.
Questo modo di agire rivela, oltre a mancanza di rispetto verso gli altri che quindi si ritrovano ad avere la casella di posta intasata da mail non richieste, anche una completa ignoranza (nel senso che si ignorano) delle regole di buona educazione imposte dal web.

Per poter gestire al meglio un invio multiplo di email, con il dovuto rispetto della privacy degli utenti, è preferibile utilizzare gli autoresponder. Di che cosa si tratta? Sono sistemi che permettono di inviare una richiesta di informazione, ottenendone una risposta automatica attraverso l’email.

L’autoresponder di oggi (Mailchimp, Aweber) è, a tutti gli effetti, uno strumento di marketing utilizzato da moltissime aziende, società, ecc. grazie al quale entrano in contatto diretto con gli utenti (consumatori, clienti, fan) che, volontariamente, lasciano i propri dati, in genere nome e indirizzo email, per poter restare sempre informati sull’andamento di una compagnia, sulle pubblicazioni di un blog, sulle novità di un settore, attraverso le newsletters.

Si chiama infatti Email Marketing il sistema di contattare direttamente tutte quelle persone che hanno lasciato il proprio indirizzo email iscrivendosi ad una mailing list, inviando materiali informativi su determinati prodotti o servizi: in questo modo però chi riceve la mail è consapevole di aver dato il proprio consenso per essere il destinatario dei messaggi.

Quando ci poniamo dunque davanti alla casella di posta, leggiamo attentamente le email che riceviamo, rispondiamo in breve tempo e, quando scriviamo, pensiamo alla “Regola d’oro dell’email: non inviare ad altri ciò che troveresti tu stesso sgradevole ricevere”.

Tu come ti comporti con le email? Rispondi subito, ti prendi il tuo tempo o addirittura non rispondi? Lascia pure un commento raccontando se hai avuto qualche esperienza di mancato rispetto della netiquette che ti ha lasciato di stucco 😉

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