Una delle domande più frequenti che mi viene fatta da potenziali clienti che mi contattano e anche da segretarie interessate a intraprendere la carriera di Assistente Virtuale è “Come si fa per calcolare il tempo?”

Essendo infatti una professione che offre il grande vantaggio per i clienti di poter pagare per i servizi ricevuti in base ad un calcolo orario, è indispensabile che ci siano dei validi strumenti per rendere tale calcolo possibile.

Personalmente ho utilizzato alcuni di questi strumenti, come Paymo, Freshbooks, ecc., ma poi mi sono orientata verso un software che offre una serie di altre funzionalità oltre al Time Tracking, che rendono decisamente più facile la vita di un’Assistente Virtuale e facilitano la collaborazione tra Teams di Assistenti Virtuali e la gestione di diversi clienti.

Si tratta di Feng Office, un programma che offre due versioni: una online e una da installare su computer.

Parlerò della versione online Feng Sky, perche  decisamente più comoda per i clienti: infatti, preferisco rendere il più semplice possibile la vita dei miei clienti, non chiedendo quindi di installare niente sui loro pc, ma cercando di usare strumenti online, per i quali creo loro un account, do accesso e spiego brevemente il funzionamento.

E’  un programma perfetto per Assistenti Virtuali, ma che ovviamente può trovare applicazione in tutti quei contesti in cui si lavori in team, con persone ubicate in posti diversi o laddove ci sia la necessità di un programma che consenta di organizzare, condividere e centralizzare tutta l’informazione e il feedback sui multipli progetti e tasks.

Infatti la caratteristica principale di Feng Office è che consente di inserire diverse aree di lavoro, che in quanto Assistente Virtuale assegno ai diversi clienti, ma potrebbero anche essere assegnate a diversi progetti ed essere condivisi con determinati membri di un team.

Ogni area di lavoro offre quindi la possibilità di gestire in tempo reale multipli task, attività, conversazioni, ecc. Infatti con la possibilità di condividere note in tempo reale, e di inserire tali note collegandole a determinate attività, è quasi come lavorare nello stesso ufficio.

Ad esempio, se ricevo un’email su una casella che è condivisa con il mio cliente, questi può inserire una nota dicendomi “Per favore, rispondi a questa email con urgenza”, e io posso successivamente inserire il commento alla nota “Ok, fatto!”.  Questo consente quindi di sapere che un compito è stato portato a termine in tempo reale.

Feng Office è un software a pagamento, i cui costi sono comunque contenuti e offre una prova di circa un mese. Ecco alcune informazioni su come lavorare con Feng Office:

Innanzitutto si crea un account dal pannello Amministrazione, e a questo account si possono dare i vari permessi per poter quindi ad esempio modificare i dati della società, amministrare la sicurezza, i progetti, i contatti, la configurazione, i reports, gestire il tempo, aggiungere account email, ecc.

Quando l’account del cliente è stato creato, questi potrà creare un compito ed assegnarlo alla sua Assistente, la quale poi ogniqualvolta lavorerà su questo compito potrà conteggiare il tempo mediante un Timer. Il cliente quindi ha sempre accesso a tali informazioni.

Un’altra cosa che mi sembra interessante è la possibilità di configurare una o più caselle di posta elettronica per ricevere sempre le email stando collegati a Feng Office.

Inoltre si possono condividere documenti e creare documenti nuovi, anche presentazioni.

Offre inoltre la possibilità di avere a portata di mano una rubrica di contatti e un’agenda per gli impegni, che ovviamente può essere condivisa tra determinati utenti.

In pratica è uno strumento comprensivo di molte funzioni, che facilita la vita di un’Assistente Virtuale e di chiunque lavori in Internet: si può tenere Feng Office aperto senza aprire clients di posta elettronica, o programmi di Word Processing, e si possono scambiare messaggi tra membri di un team, o Assistente e Cliente, inserendo commenti o creando Note.

Decisamente con Feng Office si può raggiungere l’efficienza necessaria per svolgere attività di lavoro online.

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Mary Tomasso

Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.