Per un manager o un imprenditore è molto facile passare la sottile linea che porta dall’essere una persona molto occupata (“ho un milione di cose da fare) al “delirio di onnipotenza (“io posso fare tutto”).

Ebbene, anche se è indubbio che tutto ciò che la mente umana può concepire, può essere creato o realizzato, ad un certo momento, dobbiamo fermarci e fare il punto della nostra vita.

Quanto tempo sto dedicando a me stesso, ai miei hobby, a quelle attività che apportano benessere psicofisico (ginnastica, sauna, yoga, ecc.)? Quanto tempo sto dedicando alla mia famiglia? Sono soddisfatto della mia qualità di vita? Il mio lavoro mi appassiona, ma forse, potrei iniziare a delegare  qualche attività e recuperare una parte del mio tempo…

Delegare è umano, e non è certamente un segno di debolezza, anzi è nella capacità di delegare le cose giuste, al momento giusto, alle persone giuste, che si vedono le capacità imprenditoriali ed organizzative di una persona.

Certamente, ci sono dei requisiti importanti che deve avere la persona che delega, e la persona alla quale si delega (la VA in questo caso), e delle caratteristiche delle attività che si delegano.

La persona che delega deve:

  • Avere fiducia. Ovvio, senza un minimo di fiducia nell’altra persona, nelle sua qualità personali e professionali, delegare diventa impossibile: sarebbe un incubo, perché ci si troverebbe a voler controllare smisuratamente l’operato dell’altra persona, il che porterebbe probabilmente a occupare molto tempo nel controllo, che vanificherebbe i vantaggi del delegare.
  • Riconoscere le priorità. Acquisire fiducia è un processo che richiede tempo. All’inizio di una relazione professionale con una VA, non la conosci né come persona, né come professionista. Per tua maggior tranquillità, inizia a delegarle le attività che non riconosci come prioritarie, e occupati in prima persona di queste attività. Con il passare del tempo, potrai delegare sempre di più.

  • Controllare senza controllare. Controllare il lavoro dell’altra persona, all’inizio, può contribuire ad acquisire quella tranquillità necessaria, la conferma che la VA sta svolgendo il suo lavoro nel migliore dei modi. Mai però trasmettere questa sensazione: la persona a cui si delega deve sentirsi investita della massima fiducia, per poter svolgere i suoi compiti nella maniera più efficiente possibile.

La VA deve:

  • Essere dotata di empatia, imparare ad anticipare le esigenze del suo cliente, comprendere le sue preoccupazioni, le sue necessità e le sue urgenze.

  • Essere propositiva. Un cliente che si rivolge ad una VA, soprattutto per la prima volta, ha bisogno di sentire suggerimenti e proposte nuove su come ottimizzare il lavoro e i tempi.

  • Essere professionale e ispirare fiducia. Trasmettere tranquillamente tutte le proprie conoscenze ed esperienze: è fondamentale per il cliente che senta che dall’altra parte c’è una professionista preparata e disponibile.

  • Essere efficiente e rispettare sempre i tempi di consegna previsti. Contribuisce a generare nel cliente la fiducia necessaria per poter delegare tranquillamente.

E infine: quali attività delegare?

Questa domanda merita un post a parte, si tratta di qualcosa di abbastanza soggettivo, che dipende dal tipo di attività che svolge il manager o imprenditore, nonché dalle sue caratteristiche personali e professionali. Tuttavia, vi sono dei punti fermi:

  • Delegare quelle attività giornaliere che ti fanno perdere tempo prezioso e ti impediscono di dedicarti alle attività che solo TU puoi realizzare. Ad esempio, potresti affidare ad una VA il compito di rispondere solo ad alcune delle centinaia di e-mails che ricevi. Se ad esempio vendi un prodotto o servizio, puoi creare una casella di e-mail solo per le persone che richiedono informazioni per la prima volta. La VA, una volta istruita su cosa rispondere, si occuperebbe di fornire tali informazioni ai tuoi propects, con estrema professionalità e precisione.
  • Delegare quelle attività periodiche che ti rubano tempo, come ad esempio prenotare alberghi ed organizzare viaggi o riunioni, preparare presentazioni e organizzare corsi, predisporre ed inviare newsletters, ecc.

  • Delegare attività che stai trascurando perché non hai tempo. Ad esempio: tieni aggiornato il tuo database di clienti? Contatti saltuariamente i tuoi clienti per sapere come si sentono, per far sentire loro che sono importanti? Hai pensato di preparare un questionario di qualità per avere un feedback reale dai tuoi clienti? Ti occupi di cercare nuovi clienti o prospects?

Se credi che è arrivato il momento di delegare, comincia ad affidarti ad una professionista: affida il tuo tempo ad una VA e scoprirai che riuscirai a gestire in minor tempo tutte le attività che finora gestivi da solo, ottenendo maggior tempo per te stesso, la tua famiglia, i tuoi hobbies.

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Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.