Viviamo in una società in cui siamo abituati ai tempi frenetici: sembra quasi che se non siamo sempre di corsa e non abbiamo milioni di cose da fare, e possibilmente in multitasking, non siamo produttivi ed efficienti.

Questo porta inevitabilmente a situazioni di stress e frustrazione: stress perché viviamo costantemente come se ci corresse dietro un leone affamato, e frustrazione perché quando non riusciamo a stare dietro a tutti gli impegni, ci sentiamo inadeguati e anche l’autostima ne risente.

Nel post Come Ottimizzare il Tempo e Migliorare il Focus ti ho già dato alcuni suggerimenti e uno di questi riguarda proprio il delegare.

E’ piuttosto normale essere vittime di deliri di onnipotenza “Solo io posso farlo”, “Inutile delegare, tanto non lo faranno come lo farei io”, e così via…

La verità è che molte persone non delegano perché non sanno né come farlo, né cosa delegare.

Ed è qui che entra in gioco l’Assistente Virtuale, figura professionale formatasi proprio per rispondere a questo problema comune a tanti imprenditori e liberi professionisti.

Questi spesso sottovalutano l’importanza di delegare e continuano ad insistere nel voler fare tutto da soli, a volte con la motivazione più o meno valida di non avere un budget per contrattare un’altra persona, a volte semplicemente perché non comprendono quali sono le attività primarie del loro business alle quali solo loro dovrebbero dedicarsi e quali invece sono le attività “secondarie” che possono quindi essere delegate.

Il risultato è che la maggior parte dei solopreneurs, liberi professionisti e imprenditori – parlo soprattutto di chi è agli inizi e non ha quindi una struttura imprenditoriale già formata, con dipendenti e/o collaboratori – dedicano la maggior parte del tempo ad attività di segreteria, amministrative, di piccola contabilità, e trascurano le attività primarie del loro business.

E’ molto semplice: le attività primarie del tuo business sono quelle che solo tu puoi fare e senza le quali il tuo business non esisterebbe. Le attività secondarie sono invece quelle che potrebbe tranquillamente fare un’altra persona, opportunamente istruita in merito. Se passi la maggior parte del tempo occupandoti di attività secondarie, non stai risparmiando soldi non contrattando un’altra persona, stai invece perdendo soldi perché passi il tempo a rispondere a telefonate e emails, invece di produrre quello che ti genera entrate.

Pensando ad esempio a professioni come il medico, l’avvocato, il commercialista, è abbastanza ovvio quali possono essere alcune delle attività primarie: un medico visita i suoi pazienti, questo non lo può delegare. Ma l’agenda la può gestire un’altra persona, così come la contabilità. Se il medico parteciperà a una conferenza, dovrà preparare il suo discorso, i contenuti di ciò che esporrà, ma la predisposizione di una presentazione in PowerPoint può essere delegata.

Qualunque sia la tua professione, ti consiglio di stilare una lista di tutte le attività che svolgi ogni giorno e poi metterle in due colonne: quelle che puoi svolgere solo tu e quelle che puoi delegare.

Sarai sorpreso di scoprire quanto tempo libero guadagnerai delegando!

Ora che abbiamo visto cosa si può delegare, non ci resta che analizzare come delegare, cosa occorre per farlo nel migliore dei modi ed ottimizzare così il tempo.

  • Avere fiducia. Ovvio, senza un minimo di fiducia nell’altra persona, nelle sua qualità personali e professionali, delegare diventa impossibile: sarebbe un incubo, perché ci si troverebbe a voler controllare smisuratamente l’operato dell’altra persona, il che porterebbe probabilmente a occupare molto tempo nel controllo, vanificando i vantaggi del delegare.
  • Delegare poche attività alla volta. Acquisire fiducia è un processo che richiede tempo, quindi se vuoi stare tranquillo/a, inizia a delegare una o poche attività alla volta, finché la tua assistente virtuale non avrà conquistato la tua massima fiducia.
  • Controllare senza controllare. Controllare il lavoro dell’altra persona, all’inizio, può contribuire ad acquisire quella tranquillità necessaria, la conferma che l’assistente virtuale sta svolgendo il suo lavoro nel migliore dei modi. Mai però trasmettere questa sensazione: la persona a cui si delega deve sentirsi investita della massima fiducia, per poter svolgere i suoi compiti nella maniera più efficiente possibile.

  • Creare sistemi. Non occorre essere Coca Cola o una qualunque multinazionale o grossa azienda per creare dei sistemi organizzativi. Tutti abbiamo bisogno di un minimo di organizzazione e per poter delegare, è opportuno che ci siano degli standard operativi, dei processi che si ripetono, in modo che se oggi deleghi alla signora Rossi e fra un mese la signora Rossi ti molla o tu non vuoi più lavorare con lei, quando contratterai la signora Bianchi, non dovrai ripetere tutto daccapo. Probabilmente la signora Bianchi avrà bisogno di essere minimamente informata, ma tu non dovrai perdere ore ed ore perché avrai dei processi standard, dei manuali, magari dei video tutorials e  sarà tutto molto più veloce.

  • Usare un Project Management Tool. Questo è il modo migliore per tenere tutto sotto controllo, organizzare il flusso di lavoro ed ottimizzare il tempo. Strumenti di questo tipo, come Feng Office, Basecamp, Trello, Asana, etc. consentono di comunicare all’interno della stessa piattaforma nella quale si creeranno Progetti e Task, riducendo la quantità di email che sono uno dei maggiori fattori di dispersione.

Scrivi la tua lista di cose da delegare e condividila con la community nei commenti!

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Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.