Hai presente il detto “Il calzolaio va in giro con le scarpe rotte?” Ebbene, anche nel caso di un’assistente virtuale o virtual office manager, può capitare che quello che fa benissimo per i suoi clienti, sia un po’ deficitario “in casa”.

Ormai faccio questo lavoro da quasi 10 anni, e i primi anni sono stata un vero disastro di organizzazione interna, ma i miei clienti non lo immaginavano neanche, perché loro vedevano sempre l’efficienza dei risultati e del lavoro finito.

Non solo, ero anche bravissima a dare loro consigli sull’ottimizzazione del tempo e a organizzare il loro tempo e il loro business in maniera impeccabile.

Ma poiché avevo ancora la mentalità da freelance, e poiché tendenzialmente sono una persona creativa, anticonformista e poco simpatizzante della disciplina, lasciavo l’organizzazione del mio tempo e del mio business praticamente al caso.

Poi è successo che sono cresciuta come persona e come professionista, e ho capito che non potevo costruire un’azienda con la mentalità da freelance. Disciplina ragazzi, qui ci vuole disciplina!

“La disciplina è il ponte tra obiettivi e realizzazione.” Jim Rohn

Ho iniziato a non demonizzare tanto il concetto di disciplina, e pensare invece che l’insieme di regole a cui attenersi è un validissimo strumento al nostro servizio.

Se non siamo in grado di stabilire noi stessi delle regole – e di rispettarle – come possiamo pensare di avere la determinazione e la perseveranza per fare crescere un business?

Penso che ognuno di noi dovrebbe trovare il suo sistema personale per far funzionare le cose, per organizzarsi, pianificare, etc., anche se avere una guida o un modello a cui ispirarsi può essere utile.

Parti da una guida, segui qualche piccolo passo per creare la tua routine, ma ricorda che non è una gara a chi è più organizzato. Non perdere di vista qual è lo scopo di tutto questo: non è essere la più brava, la campionessa mondiale di organizzazione, è conquistare più libertà e tempo di qualità per la tua vita.

Non dimenticare quindi di dedicare il giusto tempo alle attività che ti arricchiscono come persona e ti fanno stare meglio.

Cominciamo con i suggerimenti!

Disattiva le notifiche

Tutte. Se hai attive le notifiche nel browser e nel telefono, è probabile che passi il tempo a controllarle, e ogni notifica è un piccolo trigger per andare a fare qualcos’altro. Se vuoi sapere dove va il tuo tempo quando a fine giornata ti chiedi cosa hai fatto, ecco: hai passato la giornata come una farfalla da notifica a notifica.

Stabilisci di controllare i Social ogni tot di tempo, per questo può esserti utile appoggiarti a uno strumento come Rescuetime che controlla come spendi il tempo al computer.

Crea calendar per le tue attività

Questa è una delle cose più semplici e che ho trovato in assoluto più efficace per la mia gestione del tempo. Usando Google Calendar credo diversi calendari con le attività fisse settimanali, mensili, annuali.

Per esempio, segno l’orario destinato allo Yoga, alla palestra, a determinati clienti, al blogging, ai Social Network, allo studio, etc.

Google Calendar rende tutto facilmente visibile perché ogni calendar avrà un colore diverso, e poi ogni giorno ricevo reminder o notifiche (queste sono le uniche notifiche che puoi lasciare attive). Con il passare del tempo, si instaura un’abitudine e non avrai più bisogno delle notifiche!

Stabilisci priorità

Niente di nuovo in questo, in teoria lo sanno anche le pietre che per essere più produttivi bisogna stabilire priorità e cominciare dalle priorità. E’ sul come che iniziamo ad avere qualche problema, vero? Da una che non ama tanto le regole e la metodicità ossessiva, posso rispondere: come vuoi! Davvero pensi che abbia importanza se scrivi le priorità sul computer, su un foglio di carta o su un’agenda da 50 euro? L’importante è che tu sappia davvero riconoscere quali sono le priorità, e questo lo puoi fare solo tu, rispondendo in modo sincero a qualche domanda.

La matrice di Eisenhower può essere utile in tal senso. Se ti chiedi quale potrebbe essere un’attività non urgente e non importante, che quindi può essere eliminata: guardare la televisione, passare ore su Facebook, etc…

 

Vivi il presente

Ti sembra scontato? Eppure quasi nessuno vive nel presente. Pensaci: in questo momento stai leggendo questo post, ma mi vuoi dire che la tua mente è completamente in bianco? O meglio: è completamente su questo post, o forse stai pensando: dove vuole arrivare Mary con questo? E quindi ti sei già proiettata nel futuro. O forse stai pensando “Ho letto qualcosa di simile” e quindi sei tornata nel passato. Vivere nel presente vuol dire essere consapevoli in ogni istante di quello che stiamo facendo, e questo stato di consapevole presenza porta a uno stato di calma e di determinazione che sono la base della realizzazione di qualunque obiettivo o azione.

Se hai stabilito che tra le tue priorità c’è quella di scriver un post, scrivi il post, non curiosare tra le 25 finestre aperte del browser, non buttare l’occhio sullo smartphone, ma sii 100% presente sul tuo post. Inutile dire che le finestre del browser vanno chiuse, il telefonino possibilmente messo in un’altra stanza. In quest’articolo parlo di quanto sia inefficace e anche controproducente il multitasking 

Dolce far niente

Prenditi 10 minuti ogni giorno per non fare niente, proprio niente. In realtà dovrebbero essere di più di 10 minuti, ma se ti senti in colpa se non trotterelli di task in task e pensi che non fare niente sia la morte, inizia ad educarti con qualche minuto ogni giorno.

E’ un modo per meditare, per imparare a vivere meglio il presente, per disintossicarsi lentamente dalla corsa alla produttività di cui siamo vittima e carnefice.

Tieni un diario

Il diario è un modo per verificare con noi stessi che abbiamo portato a termine tutte le attività che avevamo stabilito di portare a termine. E’ un ottimo strumento per portare dalla mente alla carta – e quindi in un certo senso materializzare – pensieri, obiettivi, desideri.

Tenere un diario è assolutamente terapeutico e migliora la produttività “quella buona”: ti aiuta ad avere un confronto sempre reale tra quelli che sono i tuoi obiettivi e quello che stai facendo per ottenerli. E’ una sorta di confidente a cui racconti davvero come stai trascorrendo il tempo, e alla fine della giornata puoi fare un bilancio ed eventualmente il giorno dopo correggere il tiro, cambiare qualcosa.

L’ultimo suggerimento che mi sento di dare a conclusione è: non ossessionarti con la gestione del tempo, ma semplicemente stabilisci meglio le priorità, non perdere di vista gli obiettivi ed elimina il più possibile le distrazioni. 

Se hai qualche tuo suggerimento o trucchetto tutto tuo per la gestione del tempo, condividila con la community qui nei commenti!

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Mary Tomasso

Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.