Tra le qualità fondamentali per un’assistente virtuale e in generale per qualsiasi professione svolta in proprio è la capacità di mantenere il focus e la giusta disciplina giorno dopo giorno.

A differenza dei tipici uffici, lavorando a casa abbiamo mille distrazioni sempre davanti agli occhi: la lavatrice da caricare o stendere, la pila di vestiti da stirare, la lavastoviglie… le bollette sul tavolo ancora da pagare.. i bimbi.. magari troppo piccoli per spiegargli che “sai, mamma deve lavorare, riesci per favore a non disturbarla per un’ora?”

Riuscire a mantenere il focus in un ambiente che non è soltanto lavorativo può risultare difficile.

In più, i nostri familiari sanno che siamo a casa. Se stiamo lavorando o non lavorando poco importa, siamo a casa!

E questo li porta a pensare che poiché siamo a casa siamo “a disposizione” e tenderanno a chiederci “puoi pensare tu a comprare il regalo per la festa di Lucia?”, “dato che sei a casa puoi andare a pagare la mia assicurazione”?

Tenderanno a chiamarci per raccontarci i loro problemi e a passare il loro tempo libero a fare due chiacchiere con noi che “tanto siamo a casa”.

Certo, lavorare da casa ci regala il massimo della flessibilità ed è fantastico poter decidere liberamente cosa fare, quando e come farlo senza nessun capo che ci controlla, ma attenzione: se non siamo sufficientemente disciplinati può trasformarsi in un’arma a doppio taglio.

Possiamo arrivare stanchissimi a fine giornata e scoprire che abbiamo concluso veramente poco!
Ci siamo lasciati distrarre e abbiamo dato retta a tutti trascurando quello che è il nostro tempo e il nostro lavoro. E il giorno successivo avremo da recuperare tutto il tempo perso.. e questo potrà continuare ad accumularsi giorno dopo giorno..

Come possiamo ridurre al minimo tutto questo trovando il modo per mantenere il focus e la disciplina?

Non esiste una regola valida per tutti ma ho raccolto alcuni consigli che ho trovato molto utili.

Limiti fisici e virtuali

L’ideale sarebbe allestire il proprio ufficio in una stanza tranquilla della casa dove poter chiudere la porta e da dove non vediamo la lavatrice, il disordine e via dicendo… Purtroppo questo non è sempre possibile, ma possiamo provare a isolarci, con un pochino di musica di sottofondo ad esempio oppure con app come Defonic o Noisli che riproducono il suono del mare, o del vento o degli uccellini… utilissimo per rimanere concentrati su quello che stiamo facendo senza essere distratti da ciò che sentiamo o vediamo intorno a noi. Queste app mi hanno salvato in varie situazioni molto rumorose…

Con i bimbi dipende molto dall’età. Quando i miei erano più piccoli, ahimé, spiegargli che la mamma doveva lavorare non serviva assolutamente a nulla. Di conseguenza mi organizzavo per svolgere il grosso del lavoro mentre erano all’asilo, quando dormivano oppure quando potevo contare su qualche ora della nonna o della babysitter.

Conservavo le attività che non necessitavano di particolare concentrazione per quando erano in casa e svegli. Ora che sono più grandini questo problema non c’è più. Capiscono perfettamente quando devo lavorare. Possono benissimo stare in camera loro a fare compiti o guardare la tv o giocare oppure vanno al parco o a casa di amici. Quindi se siete ancora nella situazione “bimbi piccoli”, coraggio.. che passa e migliora!!

Con i familiari stretti (mariti, mogli, nonni ecc.) dobbiamo essere bravi a fissare i limiti, spiegargli, fargli capire a parole e fatti che a meno che non si tratti di reali emergenze, non vogliamo essere disturbati, è come se non ci fossimo!

Poi c’è il discorso amici, conoscenti, vicini di casa, gruppo mamme scuola.. anche in questo caso sta a noi spiegare che non siamo sempre a disposizione e se non lo capiscono… beh.. smettiamo di rispondere oppure “usciamo dal gruppo” 😉

Mettiamo il telefono in silenzioso, disattiviamo le notifiche, modalità “non disturbare” per tutto quello che riusciamo. Ovvio, che se abbiamo figli a scuola, oppure per qualche cliente, dobbiamo avere almeno un canale di reperibilità, ad esempio il telefono cellulare, ma dobbiamo resistere alla tentazione di rispondere alle chiamate delle amiche. Non controlliamo l’email di continuo in maniera ossessiva, ma ad intervalli regolari durante la giornata. Niente social, se non per lavoro.

Agenda

Scegliamo la modalità più comoda per noi, su carta oppure online, ma annotiamo tutti i nostri impegni, lavorativi e non, pianifichiamo, giorno dopo giorno, settimana dopo settimana senza dimenticare di inserire i momenti di relax.

Ogni giorno scegliamo le tre principali cose di cui occuparci e cerchiamo di averle sempre davanti agli occhi. Conosci Momentum? È un’estensione molto utile per Chrome e Firefox. Ogni volta che si apre una nuova tab per una ricerca sul web, mostra una meravigliosa immagine rilassante, insieme al main focus della giornata, che noi avremo impostato come prima cosa al mattino.

Ti assicuro che aiuta a mantenere ben in mente qual è la cosa principale di cui dobbiamo occuparci. Ad esempio.. sto lavorando e dal nulla mi torna in mente il nome di quell’hotel dove ho soggiornato lo scorso anno… perché non andare a vedere come sono le tariffe quest’anno? Sarebbe carino per uno dei prossimi weekend.. Istintivamente apro una nuova tab per visitare il sito ed ecco che compare Momentum a ricordarmi che il mio obiettivo di oggi è un altro! Mi riporta con i piedi per terra 😉 Potrò sempre andare a curiosare sul sito dell’hotel in uno dei momenti di relax che sono segnati sulla tua agenda, ma ora no!

Pause

Mantenere il focus e la disciplina non significa rimanere incollati alla scrivania per lunghe, lunghissime ore, senza pause. Sappiamo tutti che questo capita spesso soprattutto in prossimità di scadenze importanti, ma alla lunga non è salutare.

Non è salutare per noi, per i rapporti con la nostra famiglia e neanche per il nostro lavoro. Senza rendercene conto rischiamo di arrivare all’esaurimento, e a quel punto sarà un problema per tutti!!

Lo sai che in molti uffici per evitare danni alla vista, alla postura e alla salute  pin generale, il datore di lavoro ha l’obbligo di proteggere i dipendenti che lavorano costantemente davanti al computer, con interruzioni di circa un quarto d’ora ogni due ore? È davvero importante!

Quindi, oltre ai pasti (che non dovrebbero mai essere saltati!) inseriamo pause durante il resto della giornata. Già solo 10/15 minuti sono utili per riposare gli occhi e la testa. Se riusciamo a fare qualche semplice esercizio fisico ancora meglio. Ma anche tenere gli occhi chiusi, rilassarci, meditare, ascoltare un po’ di musica… chiacchierare con un’amica (ora sì 🙂 ), progettare il prossimo viaggio.. Tutto questo ci aiuta a staccare e a riprendere il lavoro in maniera più produttiva.

Con questo non voglio dire che fare una lavatrice in orario lavorativo sia una cosa terribile.. anzi.. ma è utilissimo creare dei blocchi di tempo da dedicare al lavoro o al resto. Ad esempio, io lavoro tra le 8.30 e le 10.30 senza interruzioni poi mi fermo per la pausa, caffè (+ a volte.. dolcetto) e magari qui inserisco la lavatrice, così alla pausa successiva potrò anche stendere.

Si tratta di usare il buon senso, evitare le continue interruzioni, fissare dei limiti e rispettare gli orari e gli impegni, con noi stessi e con gli altri.

Questo ci aiuterà ad arrivare a sera soddisfatti per aver finito il lavoro che ci eravamo ripromessi. Avremo una migliore gestione del tempo, così eviteremo di ritrovarci sommersi di cose da fare e saremo più produttivi.

E grazie a questo potremo eventualmente accettare nuovi lavori (e di conseguenza nuovi introiti) oppure ritagliarci più momenti di relax senza sensi di colpa.

Vale la pena di trovare il modo più adatto per mantenere focus e disciplina, non trovi?

Tu come ci riesci? Hai qualche altro suggerimento da aggiungere alla lista?

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Assistente Virtuale - Aiuto professionisti e imprenditori in Italia e all'estero a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto. Collaborare e confrontarsi con persone di tutto il mondo, flessibilità e continua formazione sono gli aspetti che amo di più del mio lavoro.