Gli errori da evitare quando inizi a lavorare con un cliente.

contratto assistente virtuale

In 5 anni di esperienza ne ho imparate di cose, e come si dice “Il miglior maestro è il tuo ultimo errore“, quindi voglio condividere con te alcuni errori da evitare categoricamente quando inizi un rapporto professionale con un nuovo cliente.

  1. Sbagliare i calcoli in fase di preventivo. Se devi preventivare un pacchetto di servizi, oppure un lavoro una tantum, come potrebbe essere una ricerca specifica in Internet, l’organizzazione di evento, la predisposizione di una presentazione in Powerpoint, etc., fai attenzione a come calcoli le ore di lavoro che impiegherai, cerca di approssimare per eccesso, mai per difetto, perché è sempre più probabile che ci metterai più tempo che meno tempo di quanto pensi. Soprattutto quando si tratta di pacchetti mensili per la fornitura di servizi, come possono essere servizi di Social Media, Blogging, Newsletter, devi essere sicura di impiegare un tot. di ore ed eventualmente approssimare per eccesso. Per esempio, ho visto per esperienza che a volte quello che si pensa di fare in 20 ore mensili, si finisce per farlo in 25. Quindi calcola 25 ore alla tua tariffa minima e stabilisci che non scenderai al di sotto di quella soglia, perché se hai deciso che la tua tariffa minima è di 20 euro, per 25 ore, saranno 500 euro mensili fissi. Se accordi con un cliente un fisso mensile, poco gli importerà quante ore farai, perché ti paga per progetto. Se con 500 euro arrivi a fare 30 ore, stai guadagnando poco più di 16.50 euro all’ora. Decidi se ti può andar bene questa tariffa, considerando che si tratta di qualcosa di fisso e relativamente sicuro.
  2. Non chiarire tutte le condizioni in fase di preventivo. Quando invii il preventivo, assicurati di riportare tutte le condizioni più importanti, come orari di lavoro, tempo richiesto per l’assegnazione di un progetto e tempi di consegna dello stesso. Importantissimo chiarire le modalità di pagamento: tutto anticipato, metà a inizio mese, metà a fine mese, se accetti assegni, carta di credito, paypal, etc. Il preventivo è un passaggio preliminare, ma molto importante perché il cliente deve sapere fin dagli inizi come saranno le condizioni della collaborazione, in modo da non aver sorprese.
  3. Non stipulare un contratto. Una volta sono caduta ingenuamente in questo errore, e ti racconto come sono andate le cose per darti un’idea di quali sono gli errori che possono portarti a perder soldi, e come rimediare. Scenario: nuovo cliente, amico di un altro cliente con il quale lavoravo da tempo, non so dirti neanche come sia possibile, ma decido di omettere il contratto. Ecco che stabiliamo, attraverso scambi di email, quindi comunque per iscritto quali sono i servizi che fornirò, e quali sono i servizi che invece affiderà a un’altra persona con la quale collaborava previamente. Praticamente ha fatto una sorta di riassegnazione di tasks, ed era chiaro quali sarebbero stati i miei. Dopo un paio di mesi, mi chiede di fare qualcosa che non mi era stato assegnato, dicendomi che preferiva che facessi tutto io. Faccio un altro errore: non gli dico “Questo non è quello che avevamo stabilito”, perché non c’è un contratto, mi rendo conto del mio errore iniziale e a questo punto è difficile rimediare, e non voglio sembrare polemica. Provo a eseguire questo nuovo task, ma mi rendo conto che ho bisogno che mi mostrino alcune cose tecniche relative alla piattaforma, quindi dico che ci ho provato, ma che ho bisogno che mi spieghino delle cose. La riposta del cliente è “Penso che la cosa migliore sia che si occupi quest’altra persona di quest’attività, per semplificare le cose, ma poiché devo pagarla affinché lo faccia, non posso più pagarti la cifra intera, dobbiamo ridurre l’importo”. Non so se ti rendi conto della grave scorrettezza e della fregatura che ci ho preso. Ricapitoliamo: mi assegna dei compiti ben definiti e un’altra persona si occupa di altri compiti, poi mi assegna i task di cui si doveva occupare l’altra persona, poi me li toglie e mi dice che se non li faccio deve pagarmi di meno perché dovrà pagare l’altra persona. Senza parole, ma ti imbatterai in questo e altro nel tuo percorso come Assistente Virtuale, quindi sii preparata. Come rimediare, non avendo un contratto? E’ semplice: usando gli stessi mezzi. Risposta “Va bene, capisco, anche se in realtà queste erano le condizioni che avevamo stabilito al principio. Comunque non c’è problema, ma per questa cifra devo ridurre il numero di ore di lavoro, focalizzandomi quindi solo sulle priorità”. Sempre, sempre, sempre, STIPULA UN CONTRATTO.
  4. Non stabilire chiaramente tutte le condizioni nel contratto. Il contratto è l’ufficializzazione di quanto avrai già scritto nel preventivo, per cui è importantissimo stabilire bene tutte le condizioni. Una cosa che agli inizi non consideravo, e che invece è vitale è che durata ha il pacchetto di ore, nel caso in cui un cliente ti contratti ad ore. Se per esempio ti paga un pacchetto di 20 ore mensili e poi ti delega due o tre cose, sparisce, ritorna dopo mesi perché ha ancora delle ore a suo favore, per te sarebbe un problema. Deve essere chiaro che la disponibilità massima l’avrai con chi ti paga un pacchetto mensile, chi compra delle ore, deve sapere come e quando le può usare.
  5. Fare eccezioni. Se hai stabilito che non lavori il fine settimana, non lavorare il fine settimana. Se hai stabilito che ti devono assegnare i compiti almeno 48 prima, non possono assegnarti compiti urgenti in giornata. Per i compiti urgenti deve essere chiaro che c’è un supplemento che può essere del 50% o di quanto vorrai.

Come dice la saggezza popolare: patti chiari, amicizia lunga! Stabilisci tutto chiaramente e non avrai sorprese, nè ne avrà il tuo cliente.

Se hai delle domande o vuoi condividere una tua esperienza frutto di un errore dal quale hai imparato, scrivi un commento, mi farà piacere risponderti!

A presto, Mary

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Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.