Chi non ama i tool, le app, i gadget e gli aggeggini che ogni giorno facilitano la vita? Nel caso delle assistenti virtuali e di chi lavora online, ci sono degli strumenti indispensabili da conoscere e aggiungerei da dominare.

Possiamo perdonare a un cliente di non sapere cosa sia o come funzioni Lastpass, ma se vuoi diventare assistente virtuale, devi conoscere molti strumenti, se non sei techie/nerd di natura, non ti preoccupare, tutto si può imparare.

Ecco alcuni strumenti che penso dovresti proprio conoscere, fare una selezione è stata dura!

Lastpass per gestire gli accessi

Se vedo ancora qualcuno che passa le password via email urlo! Non volere usare Lastpass è proprio da testardi. Non è uno strumento che richieda chissà quali grandi competenze tecniche, su, non prendiamoci in giro!

Se sai usare Whatsapp, caro cliente, puoi farcela a usare anche Lastpass. E tu, assistente virtuale, non hai proprio scuse.

Oggi, con i vari obblighi scaturiti dal GDPR, uno strumento come Lastpass è irrinunciabile. Credo che il costo della versione Premium si aggiri intorno ai 10 dollari all’anno, poco più di due cappuccini da Starbucks 😉 e i vantaggi sono notevoli.

Ecco come funziona:

  1. Ti crei un account
  2. Ti installi l’estensione per il browser
  3. Non devi più ricordare un’altra password nella tua vita

Sopratutto, non devi entrare a conoscenza delle password dei tuoi clienti. Il tuo cliente ti condivide l’accesso all’account a cui vuole che tu acceda, ma non i dati di accesso. Tutti i dati sono criptati e suppongo abbastanza sicuri per quanto sia sicuro oggi essere online.

Lastpass ti permette di memorizzare tutti i dati di accesso di tutti gli strumenti che usi, e ogni volta che ti colleghi a un sito a cui vuoi accedere, il form di accesso appare in questo modo:

Vedi il numero 2 a destra? Vuol dire che ho due account diversi per questo specifico tool e posso quindi scegliere con quale collegarmi. Utilissimo!

Trello per progetti stile Kanban Board

Il mondo del project management è diviso in due: Asana e Trello. Ovviamente sto esagerando, ma poiché sono i due strumenti di gestione progetti gratis (freemium nello specifico) più conosciuti e usati, per molti è una questione di gusto personale, in realtà io li ho usati e uso entrambi e sono diversi, e non è solo una questione di gusto.

L’organizzazione in kanban board lo rende più intuitivo e indubbiamente più visuale, ecco perché è la prima scelta per molte assistenti virtuali, e poi quando ci si abitua a uno strumento, per alcuni è difficile cambiare.

Il Welcome Board di Trello

Io a un certo punto mi sono resa conto che non mi era del tutto funzionale, perché questo tipo di organizzazione, per quanto pratica e agile, è meno flessibile quando si gestiscono progetti più complessi.

E’ comunque un’opinione personale, solo che non dettata dal gusto soggettivo, ma dalla praticità che ho riscontrato con l’uso.

Asana per progetti a lista

Asana è più lineare, tendenzialmente strutturato in liste, ma offre anche la possibilità di scegliere il tipo di progetto, se in board stile kanban o in liste, e questo penso sia un aspetto vincente, perché alcuni progetti richiedono un tipo di organizzazione diversa.

Un progetto di esempio in Asana

 

Prova entrambi, da assistente virtuale dovresti conoscere questi e altri, perché potresti preferirne uno, ma entrare nel team di qualcuno che ne usa un altro. Valuta con quale ti trovi meglio, ma prima cerca di avere chiaro quali sono le tue esigenze specifiche.

Toggl per misurare il tempo

Toggl è teoricamente un altro project management tool, ma io lo uso per registrare il tempo. Ultimamente non sto più registrando il tempo solo per il lavoro dei clienti, ma ho iniziato a registrare tutto il tempo che spendo al computer, perché voglio sapere quanto tempo passo ad assegnare task tecnici, quanto tempo a gestire la pagina Facebook di Assistenti Virtuali, quanto tempo a preparare la grafica, e così via.

Ogni singolo secondo della mia giornata al computer è registrato, anche il tempo (ormai sempre meno) che passo online solo per diversione.

Come Toggl mostra il tempo dedicato ai diversi progetti.

Toggl è un sito nel quale ti devi creare un account, puoi creare progetti, clientiteam, worskpace, etc. Ha poi la sua estensione che puoi aggiungere al browser per attivare il timer ogni qualvolta inizi una nuova attività. Solo che devi inserire il tipo di attività a cui ti stai dedicando e se è relativa a qualche progetto specifico. E se ti dimentichi di staccare il timer (ehm, sì, succede), Toggl ti manda una mail per avvisarti che il timer è attivo da 40 ore, e “forse” ti sei dimenticata di disattivarlo. A quel punto dovrai ricostruire quando effettivamente hai smesso di lavorare e modificare il tempo manualmente. 

Sia Trello sia Asana ti danno la possibilità di configurare Toggl al loro interno, per cui se attivi il timer da un task di Asana o Trello, si crea automaticamente il progetto su Toggl.

Provalo, è fantastico!

Pocket per salvare contenuti

E’ un semplice strumento che, anch’esso con la sua brava estensione da browser, ti consente di salvare contenuti. E’ utile perché così eviti di salvare milioni di siti o contenuti come bookmarks del browser, cosa non necessaria nella maggior parte dei casi.

In questo modo salvi solo il contenuto che ti interessa per leggerlo quando vuoi e averlo sempre a portata di mano.

C’è poco da aggiungere davvero, provalo, è molto utile!

Canva per creare grafica

Lo strumento che ha democratizzato la grafica, dando a tutti la possibilità di creare semplici grafiche a partire da template, senza conoscenze specifiche di strumenti complessi.

Bisogna dire che ovviamente se la grafica proprio non è il tuo forte e non disegneresti un cerchio neanche con un compasso, Canva non ti farà diventare la reincarnazione di Giotto.

Se però hai un minimo di gusto estetico, e un minimo di senso critico per renderti conto se quello che hai fatto è un pugno in un occhio o nello stomaco di qualunque bravo grafico, sei al sicuro!

Buffer

Abbiamo già parlato di Buffer per risparmiare tempo sui social media. Buffer ti permette di programmare i post che pubblicherai nei social network e gestire così tutti gli account tuoi e dei tuoi clienti.

Ci sono diversi strumenti per la programmazione e gestione dei social media, scegli quello che più risponde alle tue esigenze, ricorda che Facebook non ama le pubblicazioni da strumenti di terzi, per questo ha creato da anni il suo sistema di programmazione.

Usalo quindi per Linkedin, Instagram, Twitter, ma non ti consiglio di usarlo per Facebook.

Quale strumento aggiungeresti alla lista?

The following two tabs change content below.
Mary Tomasso
Online Business Manager, imprenditrice online, founder di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.