trovare assistente virtualeStai valutando una collaborazione con un’Assistente Virtuale? E’ sicuramente un’ottima soluzione che permetterà di alleggerire il tuo carico di lavoro, ritrovando molto tempo da dedicare a te stesso o alla tua attività.

Tutto questo è bellissimo, ma devi porti una domanda molto importante.

Riuscirò a fidarmi della mia Assistente Virtuale?

Anche nell’ambito dell’Assistenza Virtuale la fiducia è fondamentale. Su internet acquistiamo qualsiasi cosa, dai libri alle vacanze, dall’ultimo album del nostro gruppo preferito ai servizi di un wedding planner. Visitiamo siti, leggiamo recensioni e decidiamo se possiamo fidarci oppure no. Funziona allo stesso modo con l’Assistenza Virtuale.

Fidarsi di qualcuno che non hai mai conosciuto di persona non è facile, ma è possibile.

Quando si tratta di scegliere un collaboratore, in presenza oppure online, entrano in gioco diversi fattori: competenze, qualità personali, costi e, ultimo ma non meno importante, il tuo intuito.

Non possiamo basarci solo esclusivamente sulla lista delle competenze oppure soltanto sul prezzo. Lascerei i miei figli a una babysitter solo perchè le sue tariffe sono le più basse in circolazione? Neanche per sogno! Certo.. qui non stiamo parlando di figli, ma la nostra attività riveste comunque un ruolo fondamentale nella nostra vita. Abbiamo fatto sacrifici per crearla e ci impegniamo quotidianamente per mantenerla, migliorarla e farla crescere! Lasciarne anche solo una piccola parte nelle mani di qualcuno solo perchè “costa meno” non mi sembra la soluzione migliore.

Perlomeno.. io non dormirei sonni tranquilli!

Come possiamo trovare l’Assistente Virtuale giusta?

Ecco 7 consigli per trovare l’Assistente Virtuale giusta che mi auguro possano aiutarti a superare timori e prevenire problemi nella collaborazione futura con la tua AV.

  1. Assicurati che il rapporto sia regolato da un contratto e una privacy policy – un’Assistente Virtuale seria ti sottoporrà il suo contratto, leggilo con attenzione. Questo proteggerà entrambi e aiuterà a stabilire aspettative chiare riguardo alla collaborazione. In questa attività spesso si ha a che fare con dati sensibili, password, prezzi, informazioni delicate che richiedono massima attenzione e riservatezza. Tutto questo non può e non deve essere preso alla leggera.
  2. Inizia in modo graduale, affidandole incarichi “di prova”– per un periodo limitato di tempo o per piccoli progetti. Il rapporto di fiducia verrà progressivamente costruito e mano a mano sentirai ti poterti fidare sempre un pò di più. Questo graduale passaggio ti aiuterà a superare il tuo timore.
  3. Un’Assistente Virtuale è una professionista, anche lei gestisce la sua attività – esattamente come te, sa quanto è importante mantenere una buona reputazione. Il passaparola è la forma migliore di pubblicità e sappiamo tutti benissimo che un cliente soddisfatto spargerà la voce! Ma altrettanto farà il cliente insoddisfatto. Un’Assistente Virtuale sa perfettamente che la scarsa qualità o ancora peggio, la disonestà, danneggerà terribilmente, e forse irrimediabilmente, la sua reputazione e di conseguenza la sua attività.
  4. Presta attenzione alle Assistenti Virtuali che applicano tariffe particolarmente basse – in alcune parti del mondo (ahimè, non in Italia) il costo della vita è davvero basso e di conseguenza le Assistenti Virtuali applicano prezzi inferiori. Questo non costituisce un problema, l’importante è che esista una rapporto di fiducia e che tu sia sicuro che non ci siano problemi di comprensione linguistica e culturale. Se queste tariffe stranamente basse vengono applicate da Assistenti Virtuali italiane, assicurati che chi ti fornisce il servizio sia in regola fiscalmente. Se così non fosse, potresti andarci di mezzo anche tu.
  5. Richiedi regolarmente resoconti –  in questo modo sarai aggiornato riguardo al lavoro che l’Assistente Virtuale sta svolgendo per te. Io ad esempio, con i clienti che fatturo su base oraria, utilizzo Toggl per conteggiare il tempo impiegato e fornire resoconti. Ma ogni Assistente Virtuale ha i suoi strumenti di lavoro preferiti. Sarebbe ideale programmare qualche telefonata o video chiamata, anche solo per verificare come stanno andando le cose. E’ molto positivo per entrambi. Io utilizzo spesso le videochiamate con i miei clienti. Il contatto visivo aiuta a capire con chi stai lavorando. Una semplice chiacchierata aiuta a far emergere e risolvere eventuali problemi ancor prima che si manifestino in maniera eclatante.
  6. Non dimenticare mai che la tua Assistente Virtuale è umana – e lavora con diversi clienti, ognuno di loro con problematiche, preferenze e caratteristiche specifiche. Lei farà tutto il possibile per andare incontro a ogni singolo cliente ma, soprattutto agli inizi della collaborazione, è necessario il tuo aiuto. Dovrai fornirle tutte le informazioni necessarie allo svolgimento del lavoro, in modo che lei possa procedere e ti possa aiutare a raggiungere gli obiettivi che ti eri prefissato. Sii specifico riguardo alle istruzioni che le passi, la comunicazione è fondamentale per portare avanti i vari progetti. Uno strumento che trovo molto valido è Asana. E’ un project management tool che permette di avere a portata di mano, nello stesso posto, cliente per cliente, progetto per progetto, informazioni, messaggi, file, date, liste di cose da fare e annotazioni. Davvero molto utile.
  7. Fidati del tuo intuito – il tono dei messaggi email che vi state scambiando, così come la telefonata o la videochiamata con Skype, possono farti capire come questa persona si presenta, qual è il suo atteggiamento. A volte, anche minimi dettagli possono essere un segnale d’allarme da prendere in considerazione. Allo stesso modo può capitare che mentre le parli, tu ti renda conto che c’è “feeling” e che ti piacerebbe davvero collaborare con lei. Segui il tuo istinto.

Trovare una persona di cui fidarsi è probabilmente la cosa a cui dedicare più energie. E’ fondamentale.

Gli strumenti a disposizione per collaborare online sono tantissimi. Le competenze possono essere acquisite o migliorate. Un’Assistente Virtuale è abituata ad aggiornarsi e imparare nuovi programmi, lo fa continuamente. Se trovi una persona con una lunga lista di competenze eccezionali, ma con cui non riesci a stabilire un’intesa, la collaborazione sarà molto più difficile.

Immagina come potrai sentirti quando ti renderai conto di aver trovato qualcuno di cui ti fidi ciecamente. Lavorerete insieme come una squadra e i tuoi obiettivi saranno più vicini perché avrai trovato un “compagno di viaggio” che potrà sollevarti da moltissime incombenze. Potrai finalmente delegare senza timore, ritrovando moltissimo tempo da dedicare a te stesso o alla tua attività.

Hai già preso in considerazione la possibilità di collaborare con un’Assistente Virtuale? Ti senti pronto? Oppure c’è ancora qualcosa che ti trattiene?

Mi piacerebbe molto conoscere la tua opinione. Fammi sapere cosa ne pensi lasciando un commento nel box in basso.

Antonella Cafaro

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Assistente Virtuale - Aiuto professionisti e imprenditori in Italia e all'estero a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto. Collaborare e confrontarsi con persone di tutto il mondo, flessibilità e continua formazione sono gli aspetti che amo di più del mio lavoro.