Sono ormai più di 7 anni che parlo di assistenza virtuale in Italia, ma mi rendo conto che siamo ancora indietro anni luce rispetto ad altri paesi e ancora troppe persone sgranano gli occhi quando sentono parlare di assistenza virtuale. E il bello è che la domanda esiste, eccome, semplicemente ancora non si sa che proprio quell’attività specifica, quel task che ti sta facendo perdere un sacco di tempo, potrebbe essere delegato a un’assistente virtuale.

Questo post ha l’obiettivo di contribuire alla diffusione dell’assistenza virtuale, elencando più di 100 attività che possono essere delegate a un’assistente virtuale.

Sia chiaro che non stiamo parlando di una sola professionista, stiamo parlando del range di attività che possono essere delegate ad assistenti virtuali. Nel mio caso, mi occupo e mi sono occupata della maggior parte di queste attività, ma la grafica e la contabilità non sono il mio forte.

Difficilmente troverai una sola assistente virtuale specializzata contemporaneamente in grafica e contabilità! Per questo, per dei servizi a 360°, un’ottima soluzione è rivolgersi a un’agenzia di assistenti virtuali.

Il post è liberamente ispirato al post in inglese di Chris Ducker e a un testo storico sull’assistenza virtuale che si trova nel sito della IVAA.

E’ importante comprendere che l’assistente virtuale è una figura completamente nuova, non si può paragonare a nessun’altra figura professionale, non è una segretaria che lavora da casa, è una libera professionista che fornisce assistenza e supporto in remoto.

Per comodità ho individuato questi ruoli che un’assistente virtuale può coprire:

  • Executive Assistant
  • Virtual Office Manager
  • Web Marketing Assisant

Dipende dal grado di specializzazione di un’assistente virtuale, ma in generale, nel resto del mondo, si può anche contrattare un’assistente virtuale con competenze di web designer, che quindi è perfettamente in grado di creare un semplice sito in WordPress. Quando parlo di semplice sito mi riferisco alla customizzazione di un theme di WordPress di un sito vetrina senza particolari requisiti.

Executive Assistant

In questa categoria di attività, includo i task che vengono assegnati a una executive assistant o personal assistant. Sono comunque attività di assistenza generale, per lo più di un profilo senior (alcune sono più junior).

  1. Gestione delle email (filtra le email e risponde)
  2. Gestione dell’agenda di appuntamenti
  3. Prenotazione di viaggi
  4. Organizzazione di logistica di riunioni, eventi, etc.
  5. Archiviazione documenti su cloud
  6. Ricerche generali su Internet
  7. Gestione contatti su CRM
  8. Invio di reminder
  9. Invio di biglietti di auguri
  10. Acquisto di regali (personali e aziendali)
  11. Pagamento di bollette
  12. Attività di customer care
  13. Creazione di documenti di varia natura (Word, Pages, Google Docs, etc.)
  14. Predisposizione di presentazioni 
  15. Creazione di form vari 
  16. Creazione di report
  17. Creazione di spreasheets
  18. Trascrizione di file da audio/video a testo
  19. Conversione di file da e verso tutti i formati
  20. Predisposizione e formattazione di ebook
  21. Gestione piccola contabilità
  22. Invio fatture a clienti
  23. Reclamo fatture
  24. Correzione di testi
  25. Traduzioni

Virtual Office Manager

E’ una figura che gestisce un ufficio, che ha quindi competenze organizzative e manageriali, che includono anche il supporto nella contrattazione di freelance ed eventualmente la gestione del team, o del particolare progetto, ricoprendo di fatto il ruolo di Project Manager.

  1. Ricerca di professionista/i per un determinato lavoro/attività/progetto
  2. Preselezione dei candidati
  3. Contrattazione del professionista per il cliente
  4. Formazione di nuovo personale contrattato per il progetto
  5. Creazione di progetto su Project Management tool come Asana o Trello
  6. Gestione del progetto in tutte le sue fasi
  7. Preparazione di materiale formativo
  8. Organizzazione e partecipazione a riunioni settimanali di follow up

Web Marketing Assistant

Questo è il maggior numero di attività di cui si occupa un’Assistente Virtuale. E’ noto che l’assistente virtuale è una figura che si è evoluta per soddisfare le esigenze di professionisti e imprenditori che lavorano online, per cui è di supporto per tutta una serie di attività che si svolgono online e che solitamente portano via moltissimo tempo.

Attività legate al blogging

  1. Ricerca di immagini in banchi di immagini di stock
  2. Gestione di archivio immagini
  3. Ottimizzazione di immagini
  4. Creazione di post
  5. Ricerca di contenuto per redazione di post
  6. Predisposizione di articoli con contenuto inviato dal cliente
  7. Programmazione di post del blog
  8. Moderazione commenti blog
  9. Aggiornamento WordPress 
  10. Installazione e configurazione di plugin
  11. Aggiornamento periodico di plugin
  12. Ricerca di siti su cui scrivere guest posts

Content & Visual Content

  1. Strategia di contenuti
  2. Creazione di contenuti (copywriting)
  3. Content Curation
  4. Creazione di immagini pubblicitarie (banners, covers, etc.)
  5. Creazione di logo
  6. Creazione di infografiche
  7. Modifica di immagini con Photoshop o simili

Attività legate ai Social Media

  1. Creazione di un piano di marketing
  2. Creazione di un piano editoriale
  3. Creazione a aggiornamento di Social Media calendar
  4. Creazione di Pagina Facebook
  5. Creazione e/o ottimizzazione dei testi per la pagina
  6. Creazione di cover e immagine di profilo
  7. Predisposizione di contenuti in formato testo e visual
  8. Programmazione di contenuti per la pagina
  9. Moderazione commenti
  10. Risposta a messaggi
  11. Configurazione di Chatbot per Messenger
  12. Analisi insights
  13. Ricerca gruppi in target
  14. Filtro richieste contatto su profilo personale 
  15. Risposta messaggi
  16. Creazione e gestione di Facebook Ads
  17. Creazione/costumizzazione account Twitter
  18. Programmazione contenuti su Twitter
  19. Monitoraggio di mentions, RT, etc.
  20. Ricerca di hashtags
  21. Ottimizzazione di profilo Linkedin
  22. Ricerca di contatti in target
  23. Ricerca di gruppi
  24. Risposta / filtro messaggi
  25. Creazione account Pinterest
  26. Creazione boards
  27. Ricerca board e contatti in target
  28. Creazione di immagini
  29. Pubblicazione di immagini
  30. Creazione e personalizzazione canale youtube
  31. Creazione di playlists
  32. Upload di video
  33. Montaggio di video
  34. Creazione e caricamento sottotitoli
  35. Creazione di podcast
  36. Pubblicazione di presentazioni slideshare/Prezi
  37. Creazione di liste su programmi autoresponder
  38. Creazione e/o upload di email di follow up
  39. Aggiornamento di liste (aggiungere, cancellare subscribers)

Attività varie di Web Marketing

  1. Analisi sito
  2. Competitor Analysis
  3. Link Building
  4. Ricerca di keyword
  5. Creazione report in Google Analytics
  6. Creazione di landing page
  7. Creazione di sales page
  8. Configurazione di piattaforma di pagamento per sito
  9. Creazione di piattaforma di e-learning
  10. Supporto e moderazione in webinar

Leggendo sia il sito della IVAA sia il post di Chris Ducker, mi rendo conto che sono anche di più le attività! Io ho elencato quelle su cui io personalmente lavoro oppure ho lavorato, o quelle che a mia volta ho delegato a qualcuno del team. In altri casi, mi sono occupata di cercare il professionista più adatto al progetto, seguendolo da Project Manager.

Vorrei concludere con un suggerimento: al di là delle attività da delegare, che siano 101 oppure 1001, inizia a delegare, perché è l’unico modo in cui puoi far davvero crescere il tuo business.

 

 

 

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Mary Tomasso

Online Business Manager, imprenditrice seriale, co-founder e titolare di Virtualmente OU, autrice del primo corso in italiano per Assistenti Virtuali e del libro "Cambia Lavoro, Cambia Vita". Fornisco supporto e consulenza a professionisti, imprenditori e aziende che operano online e offline e formo altre persone nel percorso di creazione di una professione indipendente online.