Sono ormai più di 7 anni che parlo di assistenza virtuale in Italia, ma mi rendo conto che siamo ancora indietro anni luce rispetto ad altri paesi e ancora troppe persone sgranano gli occhi quando sentono parlare di assistenza virtuale. E il bello è che la domanda esiste, eccome, semplicemente ancora non si sa che proprio quell’attività specifica, quel task che ti sta facendo perdere un sacco di tempo, potrebbe essere delegato a un’assistente virtuale.
Questo post ha l’obiettivo di contribuire alla diffusione dell’assistenza virtuale, elencando più di 100 attività che possono essere delegate a un’assistente virtuale.
Sia chiaro che non stiamo parlando di una sola professionista, stiamo parlando del range di attività che possono essere delegate ad assistenti virtuali. Nel mio caso, mi occupo e mi sono occupata della maggior parte di queste attività, ma la grafica e la contabilità non sono il mio forte.
Difficilmente troverai una sola assistente virtuale specializzata contemporaneamente in grafica e contabilità! Per questo, per dei servizi a 360°, un’ottima soluzione è rivolgersi a un’agenzia di assistenti virtuali.
Il post è liberamente ispirato al post in inglese di Chris Ducker e a un testo storico sull’assistenza virtuale che si trova nel sito della IVAA.
E’ importante comprendere che l’assistente virtuale è una figura completamente nuova, non si può paragonare a nessun’altra figura professionale, non è una segretaria che lavora da casa, è una libera professionista che fornisce assistenza e supporto in remoto.
Per comodità ho individuato questi ruoli che un’assistente virtuale può coprire:
- Executive Assistant
- Virtual Office Manager
- Web Marketing Assisant
Dipende dal grado di specializzazione di un’assistente virtuale, ma in generale, nel resto del mondo, si può anche contrattare un’assistente virtuale con competenze di web designer, che quindi è perfettamente in grado di creare un semplice sito in WordPress. Quando parlo di semplice sito mi riferisco alla customizzazione di un theme di WordPress di un sito vetrina senza particolari requisiti.
Executive Assistant
In questa categoria di attività, includo i task che vengono assegnati a una executive assistant o personal assistant. Sono comunque attività di assistenza generale, per lo più di un profilo senior (alcune sono più junior).
- Gestione delle email (filtra le email e risponde)
- Gestione dell’agenda di appuntamenti
- Prenotazione di viaggi
- Organizzazione di logistica di riunioni, eventi, etc.
- Archiviazione documenti su cloud
- Ricerche generali su Internet
- Gestione contatti su CRM
- Invio di reminder
- Invio di biglietti di auguri
- Acquisto di regali (personali e aziendali)
- Pagamento di bollette
- Attività di customer care
- Creazione di documenti di varia natura (Word, Pages, Google Docs, etc.)
- Predisposizione di presentazioni
- Creazione di form vari
- Creazione di report
- Creazione di spreasheets
- Trascrizione di file da audio/video a testo
- Conversione di file da e verso tutti i formati
- Predisposizione e formattazione di ebook
- Gestione piccola contabilità
- Invio fatture a clienti
- Reclamo fatture
- Correzione di testi
- Traduzioni
Virtual Office Manager
E’ una figura che gestisce un ufficio, che ha quindi competenze organizzative e manageriali, che includono anche il supporto nella contrattazione di freelance ed eventualmente la gestione del team, o del particolare progetto, ricoprendo di fatto il ruolo di Project Manager.
- Ricerca di professionista/i per un determinato lavoro/attività/progetto
- Preselezione dei candidati
- Contrattazione del professionista per il cliente
- Formazione di nuovo personale contrattato per il progetto
- Creazione di progetto su Project Management tool come Asana o Trello
- Gestione del progetto in tutte le sue fasi
- Preparazione di materiale formativo
- Organizzazione e partecipazione a riunioni settimanali di follow up
Web Marketing Assistant
Questo è il maggior numero di attività di cui si occupa un’Assistente Virtuale. E’ noto che l’assistente virtuale è una figura che si è evoluta per soddisfare le esigenze di professionisti e imprenditori che lavorano online, per cui è di supporto per tutta una serie di attività che si svolgono online e che solitamente portano via moltissimo tempo.
Attività legate al blogging
- Ricerca di immagini in banchi di immagini di stock
- Gestione di archivio immagini
- Ottimizzazione di immagini
- Creazione di post
- Ricerca di contenuto per redazione di post
- Predisposizione di articoli con contenuto inviato dal cliente
- Programmazione di post del blog
- Moderazione commenti blog
- Aggiornamento WordPress
- Installazione e configurazione di plugin
- Aggiornamento periodico di plugin
- Ricerca di siti su cui scrivere guest posts
Content & Visual Content
- Strategia di contenuti
- Creazione di contenuti (copywriting)
- Content Curation
- Creazione di immagini pubblicitarie (banners, covers, etc.)
- Creazione di logo
- Creazione di infografiche
- Modifica di immagini con Photoshop o simili
Attività legate ai Social Media
- Creazione di un piano di marketing
- Creazione di un piano editoriale
- Creazione a aggiornamento di Social Media calendar
- Creazione di Pagina Facebook
- Creazione e/o ottimizzazione dei testi per la pagina
- Creazione di cover e immagine di profilo
- Predisposizione di contenuti in formato testo e visual
- Programmazione di contenuti per la pagina
- Moderazione commenti
- Risposta a messaggi
- Configurazione di Chatbot per Messenger
- Analisi insights
- Ricerca gruppi in target
- Filtro richieste contatto su profilo personale
- Risposta messaggi
- Creazione e gestione di Facebook Ads
- Creazione/costumizzazione account Twitter
- Programmazione contenuti su Twitter
- Monitoraggio di mentions, RT, etc.
- Ricerca di hashtags
- Ottimizzazione di profilo Linkedin
- Ricerca di contatti in target
- Ricerca di gruppi
- Risposta / filtro messaggi
- Creazione account Pinterest
- Creazione boards
- Ricerca board e contatti in target
- Creazione di immagini
- Pubblicazione di immagini
- Creazione e personalizzazione canale youtube
- Creazione di playlists
- Upload di video
- Montaggio di video
- Creazione e caricamento sottotitoli
- Creazione di podcast
- Pubblicazione di presentazioni slideshare/Prezi
- Creazione di liste su programmi autoresponder
- Creazione e/o upload di email di follow up
- Aggiornamento di liste (aggiungere, cancellare subscribers)
Attività varie di Web Marketing
- Analisi sito
- Competitor Analysis
- Link Building
- Ricerca di keyword
- Creazione report in Google Analytics
- Creazione di landing page
- Creazione di sales page
- Configurazione di piattaforma di pagamento per sito
- Creazione di piattaforma di e-learning
- Supporto e moderazione in webinar
Leggendo sia il sito della IVAA sia il post di Chris Ducker, mi rendo conto che sono anche di più le attività! Io ho elencato quelle su cui io personalmente lavoro oppure ho lavorato, o quelle che a mia volta ho delegato a qualcuno del team. In altri casi, mi sono occupata di cercare il professionista più adatto al progetto, seguendolo da Project Manager.
Vorrei concludere con un suggerimento: al di là delle attività da delegare, che siano 101 oppure 1001, inizia a delegare, perché è l’unico modo in cui puoi far davvero crescere il tuo business.